È martedi sera, la settimana è ancora lunga e ho già fatto molte più riunioni di quanto sentissi realmente bisogno. È una di quelle settimane in cui penso che se non starò a casa almeno un giorno, lontano dalle riunioni, non ci sarà verso di lavorare. Un mese fa, un po’ per lavoro, un po’ per gioco, abbiamo creato con alcuni colleghi l’hashtag #impossiblemeetings e abbiamo raccolto su Facebook alcune chicche sul tema.

Cosa fare per rendere una riunione una completa perdita di tempo? In verità ci vuole poco. Dai comportamenti irritanti dei capi, alla narcolessia molesta dei colleghi, i fattori umani e relazionali sono l’ingrediente principe di una riunione fallimentare. Chi non ha mai incrociato nella sua carriera il polemico ad ogni costo, o il signorsì che annuisce a qualunque verbo o sostantivo pronunciato dal suo superiore? O ancora il collega che mette sul tavolo problemi e tensioni personali che non interessano a nessuno… Il dubbio, anche più di un semplice dubbio, è che questi sabotatori volontari o involontari vadano bene a tutti. Permettono di arrivare a fine riunione senza aver deciso niente, così la riunione si ripeterà tra una settimana o un mese come una ritualità svuotata di senso.

In un articolo sul Corriere della Sera del 18 maggio, Maria Luisa Agnese indicava 5 identikit dei killer delle riunioni: il dominatore, lo scettico, il burlone, il divagatore, il complottista. E il sociologo De Masi faceva notare che «la riunione è un gran teatro per dare sfogo alle personalità, e in Italia potremmo aggiungere altri tipi: il leccapiedi, l’assenteista. Ma è anche un grande alibi, la scena dove si rappresenta quel dramma tragico-comico che spesso è l’azienda, e a volte a tirarla in lungo sono proprio i manager latini che cercano scuse per stare in ufficio perché non amano la famiglia e a casa s’annoiano».

Poi ci sono degli ingredienti minori, ma non meno interessanti. Il powerpoint usato a sproposito. La mancanza di preparazione dei partecipanti sull’argomento. La mancanza di una chiusura in cui si definiscono i prossimi passi operativi. La presenza di persone non pertinenti, o l’assenza di chi avrebbe voce in capitolo. Insomma non è solo una questione di guastafeste, siamo onesti con noi stessi. Progettare e condurre un meeting è una cosa seria, e non sempre lo facciamo bene. E non è scontato avere la consapevolezza che le nostre riunioni non funzionano, e serenamente, senza scaricare le colpe su capi e colleghi, mappare le nostre aspettative, gli strumenti e le leve che abbiamo per renderle più efficaci, e quelle che ci mancano.

Concludo con due vademecum per sopravvivere agli #impossiblemeetings: il primo è di Liz Sumner ed è di puro buon senso: 1. State the purpose of the meeting / 2. Determine the desired outcome / 3. Design the meeting / 4. Use a facilitator.

Il secondo, più creativo, è il progetto “Distilling Efficiency out of useless meetings” di Nils Reinton.

Il mio consiglio, più semplice, è una cosa che potete fare già da domani: dire di no. “No grazie, non partecipo, ho altro da fare e non aggiungerei valore”. Vi si nota di più se restate a casa, non c’è dubbio, ma dopo un po’ capiranno, apprezzeranno… quella scelta potrebbe essere il miglior contributo che date alla vostra azienda e ai vostri colleghi.